Vanda och Kervo välfärdsområdets register för enkät-, rapporterings- och kundnöjdhetsmätningar

1 Registrets namn

Vanda och Kervo välfärdsområdets register för enkät-, rapporterings- och kundnöjdhetsmätningar

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelse
Adress: PB 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Övriga kontaktuppgifter: Välfärdsområdets växel 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi 

3 Ansvarsperson för registret och dataskyddsombud

Ansvarsperson för registret: Sektordirektör för koncerntjänster
Dataskyddsombud och kontaktuppgifter:  Vanda och Kervo välfärdsområdets dataskyddsombud tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättsgrunderna för behandlingen

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att samla in uppgifter för mätning och utveckling av kvaliteten på Vanda och Kervo välfärdsområdets tjänster. Dessutom används uppgifterna till att svara på respons, anmälan till evenemang, trygga klientens intressen samt ordna och möjliggöra verksamheten för olika kundråd.
Grunderna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) för behandling av personuppgifter är:

• artikel 6 punkt 1 underpunkt c, enligt vilken behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige
• artikel 6 punkt 1 underpunkt a, enligt vilken den registrerade har gett sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål
• artikel 6 punkt 1 underpunkt e, enligt vilken behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Förutom lagstiftning ska Vanda och Kervos välfärdsområde följa Vanda och Kervos välfärdsområdets interna instruktioner och riktlinjer.

5 Datainnehållet i registret

I registret sparas uppgifter som den registrerade har anmält, som namn, adress, e-postadress och telefonnummer. För de som är anställda hos välfärdsområdet sparas även befattningsbenämning, avdelning och sektor. Dessutom sparas den specialdiet som personen eventuellt har meddelat i samband med anmälan.

6 Lagenliga datakällor

Uppgifterna i registret fås av personen själv.

7 Lagenlig överföring av uppgifter samt överlåtelse av uppgifter utanför EU eller EES

De uppgifter som registret innehåller överförs inte åt tredje part enligt lag. Uppgifter kan överföras utifrån lagstiftning eller individualiserad begäran om uppgifter till parter, myndigheter eller sammanslutningar som är berättigade till dem enligt lagstiftning i den omfattning som saken kräver.

Behandlingen sker i Vanda och Kervo välfärdsområdets datasystem, som finns i EU/EES-området. Uppgifter får enligt lag inte överföras utanför Europeiska unionen eller europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

8 Tider för lagring av uppgifter

Registrets uppgifter förvaras under en utsatt tidsperiod enligt Vanda och Kervo välfärdsområdets datastyrningsplan.

9 Principer för skydd av registret

Registrets informationssäkerhet samt konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av personuppgifterna säkerställs med ändamålsenliga tekniska och organisatoriska åtgärder. En enskild persons uppgifter får endast behandlas av de personer som behöver uppgifterna för skötseln av sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i den omfattning som arbetsuppgiften kräver det. Dessutom har arbetstagare och tjänsteutövare som behandlar uppgifter sekretess- och tystnadsplikt som grundar sig på lag, som fortsätter även efter att arbets- och tjänsteförhållandet har tagit slut. Om en utomstående part behandlar personuppgifter som hör till registret för registerhållarens räkning, ansvarar registerhållaren för att man har kommit överens om tillräckliga skyddsåtgärder och sekretess i avtalet som gjorts upp med personuppgiftsbiträdet.

A Elektroniskt material

Apparatur och program som upprätthålls av Vanda och Kervo välfärdsområde är tekniskt skyddade. Anställda som använder datasystem har endast nödvändiga användarrättigheter som har fastställts utifrån deras arbetsuppgifter samt personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. Användning av systemen kan övervakas med hjälp av användningslogguppgifter.  Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet, och eventuella risker med systemen kartläggs och följs upp kontinuerligt. När anställningsförhållandet upphör passiveras användningsrättigheterna och användarnamnen.

B Manuellt material

Pappersdokument som ska lagras under en utsatt tid lagras på den enhet, där de har upprättats eller dit de har ankommit. Dokument, som enligt lag ska arkiveras, överförs efter lagringstidens slut till välfärdsområdets centralarkiv. Sekretessbelagt material lagras i låst utrymme.

10 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• granska uppgifter om sig själv
• begära att få sina uppgifter rättade
• kräva att få sina uppgifter raderade (rör inte lagstadgade uppgifter)
• kräva begränsning på behandlingen av sina personuppgifter
• motsätta sig behandling av sina personuppgifter
• begära överföring av de personuppgifter som hen själv lämnat från en personuppgiftsansvarig till en annan
• återkalla samtycket som hen har gett, om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Den registrerade har efter att ha meddelat nödvändiga fakta för att söka uppgifter, rätt att få veta vilka uppgifter om hen som har förts in i detta register eller att registret inte innehåller uppgifter om hen.

Den registrerade har rätt att kräva, att personuppgiftsansvarige utan överdrivet dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade.

Personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, ta bort eller komplettera personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter, om de är felaktiga, onödiga eller bristfälliga eller föråldrade för ändamålet med databehandlingen eller -insamlingen.

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.

Den registrerade, som vill kontrollera, rätta eller ta bort information som rör denne själv på sätt som beskrivs i föregående stycke, ska lämna in en begäran om detta i första hand i den elektroniska tjänsten (https://asiointi.vakehyva.fi/), dit man loggar in med bankkoder. I den elektroniska tjänsten i Begäran om uppgifter-punkten finns blanketter för begäran om uppgifter som passar olika ändamål.

Dessutom kan den registrerade göra en begäran om kontroll, rättning eller radering av uppgifter som gäller hen själv, med blankett som kan skrivas ut från Vanda och Kervo välfärdsområdets webbsidor (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) och verksamhetsställen. Begäran lämnas till Vandainfo eller till Kervos servicepunkt i Vanda och Kervo välfärdsområdet. Var beredd att styrka din identitet när du lämnar in din begäran.

Vandainfo

• Korso: Lumo, Gråsiskvägen 14
• Myrbacka: Myrbackahuset, Påltorget 3 Dickursby
• Dixi, Banvägen 11, 2 vån.

Kervos servicepuntk

Sampolas servicecenter: Infopunkten 1 vån, Kultasepänkatu 7.

Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska även nämnas de skäl, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet och använda andra rättsskyddsmetoder.

11 Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

12 Övriga ärenden som rör behandlingen av personuppgifter

Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan registerhållaren antingen:

• ta ut en rimlig avgift med hänsyn till de administrativa kostnaderna som uppstår av överföringen av uppgifter eller meddelanden eller genomförandet av den begärda åtgärden, eller
• vägra genomföra den begärda åtgärden.

I dessa fall ska personuppgiftsansvarige visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.

13 Den registrerades rätt att överklaga (EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 77)

Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.

Dataombudsmannens kontaktuppgifter:

Besöksadress: Fågelviksgatan 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Tfn 029 56 66700
E-post: tietosuoja@om.fi