Register för personuppgifter som ingår i Vanda och Kervo välfärdsområdes förfrågnings- och rapporteringsservice

1 Registrets namn

Register för personuppgifter som ingår i Vanda och Kervo välfärdsområdes förfrågnings- och rapporteringsservice

2 Personuppgiftsansvarig

Namn:
Vanda och Kervo välfärdsområde

Adress:
PB 1000, 01088 Vanda och Kervo välfärdsområde

Övriga kontaktuppgifter:
kirjaamo@vakehyva.fi

3 Ansvarig person för registerfrågor och dataskyddsombud

Ansvarsperson för registret:
Sektordirektör för koncerntjänster

Dataskyddsombud och kontaktuppgifter:
Vanda och Kervo välfärdsområdes dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättsgrunderna för behandlingen

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att samla uppgifter för mätning och utveckling av Vanda och Kervo välfärdsområdes tjänster, för responsgivning samt för anmälan till evenemang.
Grunderna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) för behandling av personuppgifter är:

• Den registrerade har lämnat sitt samtycke enligt 6 artikel 1 a
• Personuppgiftsansvariges berättigade intresse enl. artikel 6 1 f

Grunden för behandlingen av personuppgifter enligt nationell lagstiftning är den nationella dataskyddslagen (1050/2018).

Förutom lagstiftning ska Vanda och Kervos välfärdsområde följa Vanda och Kervos välfärdsområdes interna instruktioner och riktlinjer.

5 Datainnehållet i registret

Uppgifter om den registrerade som kan samlas in är sådana uppgifter som den registrerade själv sparat, såsom namn, adress, e-postadress, telefonnummer, organisation, titel och specialdiet. Dessutom sparas i registret övriga uppgifter som den registrerade har lämnat i tjänsten samt logguppgifter, såsom inloggningsuppgifter och den registrerades IP-adress.

6 Lagenlig överföring av uppgifter samt överlåtelse av uppgifter till EU eller utanför EES

De uppgifter som registret innehåller behandlas bara av de personer som är i Vanda och Kervo välfärdsområdets tjänst och vars uppgifter förutsätter det. Uppgifterna överförs inte enligt lag åt tredje parter, endast när det krävs enligt eventuella lagenliga skyldigheter. 

Utöver det kan uppgifter lämnas ut från fall till fall till aktörer som begär sådana i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Myndigheternas uppgifter och handlingar är offentliga, såvida de inte uttryckligen sekretessbelagts i lagen.

Behandlingen sker i Vanda och Kervo välfärdsområdes datahanteringssystem, som finns i EU/EES-området. Uppgifterna överlåts inte utanför EU eller EES.

7 Tider för bevarande av uppgifter

Lagring genomförs enligt välfärdsområdets datastyrningsplan. Personuppgifter lagras endast den tid som behandlingen förutsätter, efter vilken de raderas. IP-adresser som sparats i systemloggen lagras i 2 veckor.

Inloggningsuppgifter lagras i 10 år.

8 Principer för skydd av registret

A Manuellt material
Eventuellt manuellt material lagras i låsta system eller annat utrymme, vars tillträde bestäms på basis av tjänsteuppdrag.

B Elektroniskt lagrade uppgifter
Utrustning och system som förvaltas av Vanda och Kervo välfärdsområde är skyddade och säkrade enligt dataskyddsbestämmelser. Anställda som använder datasystem har användningsrättigheter definierade enligt arbetsuppgifter samt systemspecifika personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. När anställningsförhållandet upphör passiveras användarnamnen. De anställda har undertecknat ett dataskyddsavtal som rör användandet av datasystemen.

9 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• granska information om sig själv
• begära att få sin information rättad 
• kräva att få sina uppgifter raderade (rör inte lagstadgade uppgifter)
• kräva begränsning av behandlingen av sina personuppgifter
• motsätta sig behandling av sina personuppgifter
• begära överföring av de personuppgifter som hen själv lämnat från en personuppgiftsansvarig till en annan
• rätt att återkalla samtycket man gett, om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Den registrerade har efter att ha meddelat nödvändig information för att söka information rätt att få veta rätt att få veta, vilka uppgifter om hen som har lagrats i detta register eller, så att ha meddelat nödvändig information.

Den registrerade har rätt att kräva, att personuppgiftsansvarige utan överdriven försening rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade.

Personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, ta bort eller komplettera personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter, om de är felaktiga, onödiga eller bristfälliga eller föråldrade för ändamålet med databehandlingen eller -insamlingen.

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.

Om den registrerade önskar granska, korrigera eller låta radera sina uppgifter på det sätt som beskrivs i föregående stycke, bör denna sända en begäran om saken med en blankett om ärendet (vakehyva.fi/sv/begaran-om-information), som kan skrivas ut på Vanda och Kervo välfärdsområdes webbplats och verksamhetsställen.

Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska man nämna de orsaker, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten och berätta om möjligheten att göra ett överklagande hos tillsynsmyndigheten och använda andra rättsskyddsmetoder.

Förfrågningar som rör den registrerades rättigheter sänds till Vanda och Kervo välfärdsområdes registratur, varifrån de vidarebefordras till den personuppgiftsansvarige.

Registraturens adress:
Vanda och Kervo välfärdsområdes registratur
PB 1000 13010 Vanda

10 Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

11 Övriga ärenden som berör behandling av personuppgifter

Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan registerhållaren antingen:

• ta ut en rimlig avgift med hänsyn till de administrativa kostnaderna som uppstår av överföringen av uppgifter eller meddelanden eller genomförandet av den begärda åtgärden, eller
• vägra genomföra den begärda åtgärden.

I dessa fall ska personuppgiftsansvarige visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.

12 Den registrerades rätt att överklaga (EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 77)

Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.

Dataombudsmannens kontaktuppgifter:

Besöksadress:
Fågelviksgatan 4, 00530 Helsingfors

Postadress:
PB 800, 00531 Helsingfors

Tfn:
029 56 66700

E-post:
tietosuoja@om.fi