Omavalvontasuunnitelma vanhusten palvelujen järjestäminen ja ostopalvelut

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Y-tunnus:3221356–1

Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA

Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA

Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: Vanhusten palvelujen järjestäminen ja ostopalvelut

Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot: 

Yksikön toimistotilat sijaitsevat osoitteessa Leinikkitie 20 A, Vantaa. 

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 

Lähijohtaja Tea Järvinen, p. 0405038584, tea.jarvinen@vakehyva.fi,

Tehtäväaluepäällikkö Joel Rönkkö, p. 040 614 0394, joel.ronkko@vakehyva.fi

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä): 
Vanhusten palvelujen järjestämisen ja ostopalvelujen yksikkö järjestää palveluita Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vanhusasiakkaille asiakkaiden palvelutarpeen ja heille tehtyjen päätösten mukaisesti. Yksikkö järjestää kotiin vietäviä palveluita, kuten vanhusten, alle 65-vuotiaiden sekä vammaisten kotihoito, turvapalvelut, siivouspalvelut, ateriapalvelut, kotikuntoutus, veteraanipalvelut, päivätoiminta, sosiaalinen kuntoutus ja perhehoito. Yksiköstä järjestetään myös vanhusten asumiseen liittyvät hoivan palvelut, kuten yhteisöllinen asuminen, lyhytaikainen ympärivuorokautinen asuminen, arviointi ja kuntoutustoiminta, kriisipalvelut, sekä pitkäaikainen ympärivuorokautinen palveluasuminen. Palveluiden järjestämistapoina ovat hyvinvointialueen oma toiminta, palvelusetelit sekä ostopalvelutoiminta. Ostopalveluina tuotettavien palveluiden osalta yksikölle kuuluu myös asiakaskohtainen laadunvalvonta sekä palveluntuottajien toimintaan liittyvä asiakaskohtainen ohjaus.

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Ei

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 
Asiakkaiden palveluita järjestetään ostopalveluna kulloinkin kussakin palvelussa voimassa olevien puitesopimusten mukaisilta kumppaneilta.

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: 
Ostopalveluina tuotettavissa palveluissa yksikkö valvoo asiakaskohtaista palveluiden toteutumista sekä laatua. Palveluiden tuottamista ohjaa kunkin palvelun palvelukuvaus, jossa määritetään palveluiden sisältö, sen tuottamistapa ja tilaaja-asiakkaan kuvaus/vaateet tuotetulle palvelulle. Yksikkö ohjaa sekä tukee palveluntuottajia palveluiden tuottamisessa palvelukuvauksen mukaisesti ja laatuun liittyen vastaanottaa sekä selvittää palautteita, muistutuksia sekä kanteluita asiakkailta, heidän läheisiltään ja viranomaisilta. Lisäksi yksikkö tukee yhteistyötä asiakkaan/läheisten ja palveluntuottajien välillä. Ostopalvelutuominnan valvonnassa yksikkö tukee järjestämisen tuen valvontayksikköä.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Tea Järvinen, Joel Rönkkö

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: 
Vuosittain ja aina toiminnan oleellisesti muuttuessa

Omavalvontasuunnitelman julkisuus: 
Julkinen, julkaistaan hyvinvointialueen internet-sivuilla, nähtävillä tulosteena yksikössä

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: 
Jokaisessa palvelussa palvelukuvauksen mukaisesti

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: 
Yksikössä työskentelee laatukoordinaattoreita asiakaskohtaiseen laatuun ja sen valvontaan liittyen. Laatukoordinaattorit vastaanottavat palautteita koskien palvelutuotantoa ja ohjeistavat palveluntuottajia palveluiden tuottamisessa palvelukuvauksen mukaisesti. Asiakkaiden palveluiden oikea-aikaisuutta ja tarpeiden vastaavuutta arvioidaan RAI-arvioilla ja niiden seurannalla. Tarvittaessa asiakkaan RAI-arvioinnin pohjalta voidaan käynnistää asiakkaan palvelutarpeen arviointi ja tarvetta vastaavan palvelun järjestäminen.  

Omaa toimintaa arvioidaan omavalvonnan kautta. Palveluiden järjestämisen laadun arvioinnissa seurataan palveluiden järjestymisen aikarajoja eli saadaanko asiakkaalle järjestymään palvelut lakisääteisessä määräajassa tai palvelukuvauksen määrittämässä ajassa. Palveluiden järjestämistä raportoidaan viikoittain sekä kuukausittain ja käydään läpi esimiehen johdolla viikoittain. Laadunvalvonta perustuu moniammatillisuuteen ja yhteiseen keskusteluun ja ammattilaisten yhteiseen näkemykseen toiminnasta ja tapahtuneesta poikkeamasta, sekä sen selvittämisestä. Muistutuksiin sekä kanteluihin vastataan organisaation ohjeiden mukaisesti. Annettuihin vastineisiin saatujen mahdollisten ratkaisujen ja ohjauksen perusteella kehitetään toimintaa edelleen.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: 
Lähijohtaja Tea Järvinen, tehtäväaluepäällikkö Joel Rönkkö

4.1 Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Lähijohtaja Tea Järvinen

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Lähijohtaja Tea Järvinen

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Lähijohtaja Tea Järvinen

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:

• Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
• Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
• Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
• Lääkehoitosuunnitelma
• Laitevastaavan käsikirja
• Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
• Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
• Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
• Valmiussuunnitelma
• Tietoturvasuunnitelma
• Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
• Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
• Meillä töissä – käsikirja
• Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
• Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
• Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 29.2.2024

• Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika:
• Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: Perehdytyssuunnitelmat tehty tiimikohtaisesti eri palveluihin ja niiden järjestämiseen liittyen, päivitetään ohjeiden/tilanteiden muuttuessa useamman kerran vuodessa.
• ATK-käyttökatkosuunnitelma

4.2 Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:

• HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
• HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
• Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
• Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
• WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta.
• Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

4.3 Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): Asiakasturvallisuuden vaarantavat riskit ovat palvelujen järjestämistä viivästyttävät riskit, tietojen hallintaan/järjestelmän hallintaan liittyvät riskit, tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja mahdolliset puutteelliset toimintaohjeet tai osaamisen vaje, sekä työntekijän muistin varaan pohjautuva työ. Tietosuojaan liittyvät riskit, kuten ostopalveluihin välitettävä asiakastieto ilman turvasähköpostia.

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Työssä noudatetaan annettuja ohjeita, prosessikaavioiden mukaista toimintaa, kirjataan tehdyt toimenpiteet ja asiakkaasta saatu tieto, kontaktoidaan asiakkaan hoivasta/hoidosta vastaava taho viipymättä ja viedään palveluiden järjestämiseen liittyvä tieto viipymättä palveluntuottajalle, sekä varmistetaan tietojen siirtyminen. Yhteydenpidossa ostopalvelutuottajien kanssa käytetään turvasähköpostia ja oman toiminnan osalta asiakastietojärjestelmä Apottia.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Palvelukuvauksen mukaisen toiminnan varmistaminen, palveluntuottajien aktiivinen ohjaus tarpeen mukaisesti ja asiakaskohtainen laadunvalvonta yksikön/laatukoordinaattoreiden toimesta, sekä yhteistyö laadunvalvontayksikön kanssa.

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Muistutuksiin ja kanteluihin vastaaminen, poikkeamien ja palautteiden selvittäminen, sekä niihin liittyvä ohjaus. Poikkeamatilanteissa tiedotetaan aina ostopalvelutuotannosta vastaavaa päällikköä. Yksikön toiminnassa tapahtuneessa poikkeamatilanteessa selvitetään tapahtuneen juurisyy sekä selvitetään, miten virhe on päässyt tapahtumaan. Toimintaa arvioidaan arvioinnista saadun tiedon valossa ja tehdään tarvittavia muutoksia toiminnan ohjeisiin, jotta sama virhe ei toistu jatkossa. Tarvittaessa lisätään valvontaa toiminnan suhteen tai lisätään tuplatarkastus toimintaan.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: 

Yksikön laatukoordinaattorit vastaanottavat ja käsittelevät asiakkailta/läheisiltä, eri viranomaisilta sekä palveluntuottajilta tulleita muistutuksia, palautteita, kanteluita ja selvityspyyntöjä. Näiden pohjalta ohjataan ostopalvelutuottajien toimintaa sekä valvotaan korjaavia toimenpiteitä asiakaskohtaisesti. Tehdään myös aktiivista yhteistyötä hyvinvointialueen järjestämisen tuen laatuyksikön kanssa.

Yksikön toiminta nojaa moniammatillisuuteen ja palveluiden järjestämisessä asiakkaan tilanne käydään usein moniammatillisesti keskustellen läpi, jotta asiakkaan palvelut järjestyvät määräajassa ja asiakkaan päätöksen mukaisesti yksilöllisinä ratkaisuina huomioiden tarvittaessa myös asiakkaan erityistarpeet. Palveluiden järjestämisessä noudatetaan lakisääteisiä määräaikoja, ohjeita ja organisaation päättämiä prosesseja. Tarvittaessa prosesseja viedään eteenpäin uudelleen arvioitavaksi, mikäli asiakkaiden palvelut eivät tule tarpeen mukaisesti järjestetyksi ja toiminnassa huomataan kehitettävää. Mikäli valvova viranomainen ohjaa tai antaa palautetta yksikön toiminnasta, niin toimintaa kehitetään annetun palautteen perusteella.

4.4 Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:

• Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
• Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle.
• Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
• Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti.
• Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
• Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan.
• Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:

5.1 Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 

• 1,5 toimistosihteeriä
• 2 asiakasneuvojaa
• 2 lähihoitajaa
• 1 sairaanhoitaja
• 1 asiantuntija
• 7 palveluohjaajaa
• 4 laatukoordinaattoria
• 1 lähijohtaja

Sijaisten käytön periaatteet: 
Sijaisia käytetään pitkiin sijaisuuksiin, kuten esimerkiksi opintovapaan tai perhevapaan sijaisuuksiin. Järjestämisen ja laadunvalvonnan työ on sen tyyppistä, että perehdyttäminen vie kauan ja näin ollen lyhytaikaisia sijaisia vaikea käyttää. Työ suunnitellaan niin, että työstä huolehditaan tiimimallisesti ja näin jonkun työntekijän poissaolo ei vaaranna perustehtävää.

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Ei ole

Rekrytointi: Vakanssin vapautuessa sen täyttö rekrytointiohjeiden mukaisesti.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: 
Uuden työntekijän aloittaessa ammattioikeudet varmistetaan ja mikäli Oikeusturvakeskus näkee tehtävän sellaisena, että työntekijällä on pyytäessään mahdollisuus saada rikostaustaote, niin se tarkistetaan.

5.2 Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Henkilöstöä rekrytoitaessa arvioidaan henkilön osaaminen suhteessa tehtävään, johon työntekijää haetaan. Yksikössä voi työskennellä niin terveydenhuoltoalan kuin sosiaalialan koulutuksellakin. Laaja-alaista osaamista tarvitaan eri tehtävissä sekä tiimeissä ja monipuolisella osaamisella pystytään varmistamaan asiakkaiden palvelujen järjestyminen heidän tarpeidensa mukaisesti ja sujuvasti. Kielitaidosta varmistutaan rekrytointiprosessin aikana.

Henkilöstön perehdytys: Perehdytys tapahtuu tiimeissä siihen palvelun järjestämiseen, johon työntekijä on rekrytoitu. Tiimeissä varmistetaan, että kaikki osaavat järjestää kaikkia palveluita, joita tiimin järjestettäväksi kuuluu, jotta myös poissaolojen aikana palvelut pystytään järjestämään. Perehtyminen työhön tapahtuu yhden perehdyttäjä työntekijän sekä tiimin avulla käyttäen tiimien perehdytysohjeita, sekä esimiehen tuella. Esimies pitää perehdytyksen aikana perehdytyskeskusteluja työntekijälle ja perehdytystä jatketaan niin kauan kuin on tarpeellista, sekä sitä voidaan jatkaa työntekijän niin halutessa tai esimiehen ohjeistuksella myöhemminkin. 

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Yksikössä tuetaan kouluttautumista ja ammattitaidon ylläpitämistä. Henkilöstöä ohjataan ja tuetaan osallistumaan koulutuksiin. Vähintään kerran vuodessa osaaminen ja koulutustarve kartoitetaan esimiehen kanssa yhteisessä kehityskeskustelussa.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Opiskelijoille nimetään oma ohjaaja ja ohjausta valvoo esimies. Opiskelija voi myös olla tiimin muiden työntekijöiden ohjauksessa ja tällöinkin ohjausta valvoo esimies.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: 

Pulssi-kysely neljä kertaa vuodessa, jossa henkilöstö pääsee arvioimaan toimintaa, esihenkilöä ja omaa työhyvinvointiaan numeraalisesti, sekä kirjallisen kommentoinnin kautta anonyymisti. Kyselyn tulokset käydään yksikkökokouksessa läpi ja niistä nostetaan kehittämissuunnitelmaan keskeisiä asioita yhdessä eteenpäin vietäväksi, sekä käytännön tasolla suunnitellaan, miten kehitettäviä asioita viedään eteenpäin.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: 

Esimies seuraa henkilöstön työskentelyä. Tiimien kanssa käydään viikoittain tiimikokoukset ja koko yksikössä yksikkökokous kerran viikossa. Näissä seurataan työskentelyä ja kehitetään tiimin, sekä koko yksikön toimintaa. Tiimin toiminnassa näkyvät haasteet käsitellään yhdessä tiimin kanssa avoimesti keskustellen. Osaamisen vajeeseen ja epäkohtiin puututaan nopeasti ja henkilökohtaisilla keskusteluilla, sekä tukemalla työtä yhteisiä ja henkilökohtaisia tavoitteita kohti.

5.3 Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: 
Ei ole henkilöstömitoitusta. Esimiehen vastuulla on vastata siitä, että palveluiden järjestämisessä on riittävästi henkilökuntaa suhteessa asiakasvirtaan. 

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Esimies vie henkilöstötarpeen eteenpäin ja raportoi tehtäväaluepäällikölle henkilöstön riittävyydestä kussakin tilanteessa.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: 
Esimies vie henkilöstötarpeen eteenpäin ja raportoi tehtäväaluepäällikölle henkilöstön riittävyydestä kussakin tilanteessa.

5.4 Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Yksikössä ei säilytetä eikä käsitellä lääkkeitä. Yksikössä ei ole käytössä lääkinnällisiä laitteita.

5.5 Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: 

Avokonttorimainen toimistotila, joka jaetaan toisen yksikön henkilöstön kanssa. Toimistossa sähköisesti säädettävät työpöydät, säädettävät työtuolit, erikoistyötuoleja, näytöt joka työpisteellä ja jokaisella työntekijällä oma kannettava tietokone, näppäimistö ja hiiri. Jokaisella työntekijällä oma työpuhelin. Mikäli työntekijä tarvitsee erilaisia työvälineitä ergonomian takia, niin niitä voidaan hankkia tarpeen mukaan.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: 

Kiinteistössä oma kiinteistöhuolto, jonne epäkohdista ilmoitetaan, sekä tarpeen mukaan isännöitsijälle.

5.6 Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti, Effector, Rondo, Passage, Oima

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Jokainen työntekijä on velvollinen käymään Apottikoulutukset käytön osaamisen varmistamiseksi. Muiden järjestelmien käytön opastus perehdytyksen aikana perehdyttäjän toimesta.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: syksy 2024, vastuuhenkilö Tea Järvinen 

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Palveluiden järjestämisen yksikkö huolehtii rekisterinpitäjän velvollisuuksista ja näin ollen ohjaa palveluntuottajia asiakirjojen tuottamisessa sekä arkistoitavaksi toimittamisessa. Yksikkö vastaanottaa ostopalveluita koskien tietopyyntöjä liittyen asiakasasiakirjoihin ja organisaation prosessin mukaisen käsittelyn ja annetun luvan jälkeen ohjaa palveluntuottajia asiakirjojen luovuttamisessa. Kotihoidon palveluntuottajilta edellytetään asiakastietojen tuottamista tietyin osin suoraan Era:n tai Kanta-integraation kautta Kanta-järjestelmään. Palveluntuottaja vastaa asiakkaiden Kanta-informoinnista sekä asiakkaiden luovutuslupien kirjaamisesta järjestelmään.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: 
Tietohallintoon, joko Vakka-tikettinä tai suoraan soittamalla päivystysnumeroon. Tietosuojarikkomuksissa toimitaan hyvinvointialueen ohjeen mukaisesti ja ilmoitusvelvollisuuden mukaisesti.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Valmiustyöasema, josta saadaan rajallisesti tietoa mahdollisen häiriötilanteen aikana ja palveluiden järjestäminen mahdollisesti vaarantuu, koska asiakkaiden tietoja ei saada tietojärjestelmästä, eikä niitä päästä siirtämään palveluntuottajille.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Valmiustyöaseman käyttöönotto, vastuuhenkilö Petra Koivisto

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Valmiustyöaseman käyttö ja sieltä saatavien raporttien käyttö

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Palveluiden järjestäminen asiakkaan päätösten ja tarpeiden mukaisesti.

5.7 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Tehtäväaluepäällikkö Joel Rönkkö

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: 

Tietosuojavastaava toimii hyvinvointialueentasoisena tietosuojavastaavana. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavana toimii juristi Anna Palviainen. 

tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 

Asiakastietoja kirjataan Apottiin yleisten kirjaamisohjeiden mukaisesti. Kirjauksesta ja asiakastiedoissa käymisestä jää lokimerkintä. Esimies valvoo satunnaisotannoilla kirjaamista ja lokimerkintöjä.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: 

Jokainen työntekijä suorittaa tietosuojaperehdytyksen ja noudattaa tietosuojan suhteen annettuja ohjeita.

Palvelun saatavuuden määräajat:
Palvelut järjestetään mahdollisimman pian, asiakkaan palvelutarpeen ollessa kiireellinen viivytyksettä. Muutoin palvelut järjestetään viimeistään kolmen kuukauden kuluessa asiakkaan palvelutarpeen havaitsemisesta.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Palveluntuottajien ohjaus palvelukuvausten mukaisesti. Rai-järjestelmän käyttö ja sen opetus sekä ohjaaminen palveluntuottajille.

Palveluyksikön siivouksen järjestäminen: 
Kiinteistöhuolto, Sol-siivous

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: 
Jokaisessa palvelussa palvelukuvauksen mukaisesti.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: 
Apotin ja turvasähköpostin kautta tiedon siirtäminen.

Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:
Hyvinvointialueen ohjeistus palvelukohtaisesti ja palvelukuvauksen mukaisesti.

7.1 Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: 
Asiakkaalle järjestetään palvelutarpeen ja päätöksen mukainen palvelu. Palvelu järjestetään siinä aikataulussa mitä kussakin palvelukuvauksessa kuvataan, sekä lain mukaan määritetään palvelujen alkamiselle.

Omatyöntekijän nimeäminen: 
Ostopalveluihin ohjatulle asiakkaalle nimetään palvelun järjestämisen tiimistä omatyöntekijä, kun palvelu järjestetään. Omatyöntekijä saa tarvittaessa työparin asiakasohjauksesta, jos asiakkaan tilanne niin vaatii.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: 
Palvelua järjestettäessä asiakkaaseen tai hänen nimeämäänsä läheiseen ollaan yhteydessä. Asiakas on jo palvelujen tarvetta arvioitaessa saanut tiedon siitä mitä palvelua hänelle haetaan ja saanut päätöksen kyseisestä palvelusta. Asiakkaalla on oikeus kieltäytyä palvelusta, sekä oikeus esittää toiveita palvelun järjestämisestä.

7.2 Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Palveluita järjestettäessä asiakasta kuullaan mahdollisuuksien mukaan.

7.3 Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 

Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 

Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 

Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

7.4 Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: 
Järjestämisen palvelujen asiakkailta tai heidän läheisiltä ei kerätä palautetta järjestämiseen liittyen. Palautteen kerääminen tapahtuu palvelussa, jossa asiakas on ja tätä palautteen keräämistä ohjataan kunkin palvelun palvelukuvauksessa tarkemmin.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Asiakkaat ja läheiset antavat palautetta järjestämisen ja ostopalvelujen yksikön toiminnasta puhelimitse suoraan yksikön puhelinnumeroon sekä Qpro-palautejärjestelmän välityksellä. Säännöllistä asiakaspalautetta ei kerätä yksikön toimintaa koskien.

Palautteen saapuessa palautteen antajaan ollaan uudelleen yhteydessä ja pyritään keskustelemaan ja perustelemaan asiakaskohtaiset ratkaisut, jotka useimmiten palautteen syynä on. Jos palautteissa nousee esiin kehityskohteita tai poikkeamia yksikön toiminnassa tai prosesseissa, ne käsitellään yksikkökokouksessa yksikön henkilöstön kanssa ja toimintaa kehitetään havaintojen perusteella edelleen. Palautteet raportoidaan kuukausittain edelleen johtamisjärjestelmän mukaisesti.

7.5 Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: 
Vastineen muistutuksiin antaa tehtäväaluepäällikkö Joel Rönkkö. Lähijohtaja Tea Järvinen vastaa muistutusten käsittelystä yksikössä.

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: 
Toimintaa ohjaavat voimassa oleva lainsäädäntö ja hyvinvointialueen ohjaus muistutusten käsittelystä.

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: 
Ohjataan palveluntuottajia toiminnassa, sekä valvotaan toimintaa asiakaskohtaisesti. Tehdään tiivistä yhteistyötä hyvinvointialueen laatuyksikön kanssa.

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):